编者按：在日常工作中，企业会根据需要不断地进行知识库的扩充，知识库的内容也会越来越多。若不进行有效的知识库管理，长期下来，就会造成知识库内容杂乱，不便于管理人员对知识库的管理，也不便于使用者对知识库内容的取用。针对这一痛点，Udesk设计了KM知识库空间来管理知识库文档与文件。那么，Udesk KM知识库空间是如何做到对知识库有效管理的呢？本文将从KM知识库空间的作用、KM知识库空间使用、KM知识库空间管理、KM知识库空间设置这四个方面为您介绍Udesk KM空间的各项功能，从而解释KM知识库空间是如何来管理知识库文档与文件的这一问题。

 

➤  Udesk KM知识库空间是什么

KM知识库空间是一个组织文档与文件的虚拟空间，通过建立不同人对不同空间的管理及使用权限，进而使得知识库内容得到有效的管理。

 

➤  Udesk KM知识库空间的使用

有KM知识库空间使用权限的用户可以在空间内查看知识库内容，知识库内容包括文件与文档两种形式。

其中，文件形式的知识内容仅支持查看，不支持别的操作。而文档形式的知识库内容除了支持文档的查看以外，还可以进行文档维护操作，比如文档的创建、编辑、删除，这些维护操作可供被赋予对应权限的用户在线进行。除此之外，为了提升整体知识库的质量，Udesk还支持有相对应权限的用户对知识库中的文档内容进行评论、关注、点赞，这一功能的设计使得知识库内容撰写者更加关注所撰写内容的质量，从而实现提升知识库质量的目的。

 

➤  Udesk KM知识库空间的管理

▌私人空间

Udesk为每位员工默认创建了一个私人空间“我的空间”，它是为了满足员工个人对空间使用的需求而设置的，比如：员工可以在“我的空间”中写下学习笔记与总结。

也就是说，私人空间是为Udesk为每位员工默认创建的，因此在私人空间的空间管理中，不得删除该空间，不得更改空间名称，仅支持回收站管理的功能。对回收站的管理是说可对回收站内的文章进行恢复和永久删除。

▌公开空间

公开空间是由拥有空间管理权限的用户进行新建、编辑、删除操作的个性化自定义空间，满足使用者对个性化知识库空间的使用需求。公开空间也支持即可对回收站内的文章进行恢复和永久删除。

 

➤  Udesk KM知识库空间的设置

Udesk KM知识库空间的设置主要包括权限设置、空间使用员工设置、空间分类设置、空间快捷访问设置这四个部分

▌权限设置

权限设置部分用于设置不同用户对不同空间各部分的使用权限，从而实现对知识库空间的分权限管理。权限的设置主要包括三个部分：

1.空间使用权限：拥有空间使用权限的员工可以进行权限内空间的操作；

2.空间分类权限：拥有空间分类设置权限的员工可以进行空间分类；

3.空间管理权限：通过设置空间管理权限进而实现对文档管理权限的设定，拥有空间管理权限的员工才可以对空间进行管理、修改或编辑；

▌空间使用员工设置

该功能是为空间添加使用员工，可以选择员工组或单个员工添加到此空间，员工可能在多个员工组重复，此员工的权限为多员工组和员工权限之和。在该设置中删除员工或员工组后，此员工或员工组不得访问此空间。此外，空间创建人默认拥有空间所有权限，会自动将创建人添加到权限中，并开启所有权限

▌空间分类设置

通过对空间的分类，我们可以实现将不同类别的知识分门别类地进行存储，从而实现科学化的知识管理。新增的文档和文件不属于任何分类，因此默认放入“未分类”中，需员工手动将文档进行分类。

▌空间快捷访问设置

管理员通过设置空间快捷访问，可以帮助使用者快捷地切换不同空间，实现不同空间的快速切换，便于使用者快速的找到自己需要的知识内容。

 

➤  小结

以上是笔者为您介绍的Udesk KM知识库空间功能的全部内容。可以看出，Udesk KM知识库空间不仅帮助企业较好的管理了知识库内容，还通过可对知识库中的文档内容进行评论、关注、点赞这一功能，实现了提升知识库质量的需求。Udesk KM知识库空间的各项功能完备，能满足大多数企业的业务需求。