传统的报销流程在线下进行,存在报销周期长、记账易出错、费用统计不便等问题。近些年来,随着各类云服务的兴起,云报销系统也应运而生。这些云端系统提供了移动报销、审批和实时财务统计等便捷服务,为企业解决了传统报销流程上存在的各类难题。

面对市面上层出不穷的云报销系统,企业该如何进行挑选呢?今天Chiefmore精心整理了一篇关于云报销系统的选购指南,为您排疑解难。

>>  云报销系统挑选指标

经过Chiefmore的详细试用和分析,我们认为云报销系统的能力主要体现在两个方面上:易用性(提升效率)和规范管理(加强管理)。最后Chiefmore选取了以下这些维度作为评测云报销系统的核心指标,企业可以结合文章分析及自己的实际需求对每一项指标进行综合考虑: 

>>   易用性

对比传统的报销方式,云报销系统最大的优势在于通过一系列的手段简化了报销流程,提升了报销效率。具体来说,其易用性体现在移动化和自动化方面。

(一)移动化

一方面员工可以在云报销系统的移动端提交报销申请,无需手工填单;另一方面管理人员能够实现移动办公:在员工提交申请后,管理者会收到在线提醒,并在移动端进行相应审批处理。同时员工也可以在线跟踪报销进度,随时对被驳回的报销申请进行修改,显著提高报销效率。

移动化能力主要由三个因素决定:是否提供App,能不能接入微信或者钉钉等办公应用。 

(二)自动化

经过审慎分析,Chiefmore认为云报销系统的自动化主要体现在以下三个方面:

1.自动流转:指报销单依据系统内设置好的流程进行自动流转。企业可以根据自身需要设置相应的审批流程,目前云报销系统的审批流程主要可以分为两种:弹性与固定审批流。

2.发票扫码识别:部分云报销系统在App端提供发票扫码功能,可以让使用者直接通过手机自动提取发票信息,然后上传到云端系统进行备份。这个功能不仅方便了员工的报销,也显著简化了票据的整理和备份工作。

3.第三方消费平台接入:能够方便员工在消费的同时一键导入消费记录直接作为报销数据,既免去后续繁琐的报销工作,又实现员工消费透明化;另一方面员工可以通过第三方消费平台的企业账户支付订单,无需垫付。需要注意的是有些系统虽然外接了消费平台,但是却并不一定提供了企业账户垫付服务(或者只部分提供)。 

>>   规范管理

云报销系统主要有两部分功能帮助了企业进行报销管理:一是费用管控功能,二是数据统计功能:

(三)费用管控

在云报销系统内,企业既可以针对不同的部门、项目设定预算(比如设置一年内营销部门的预算为xx万元),也可以根据单人来设置预算(比如每次差旅,餐饮的消费限额);当报销单的数额超过预算时,系统会提供了两种预算管控的方式:

1.强管控:申请人在填写报销单时,如果报销费用超过企业预设的额度,则报销单无法提交,从源头上防止超额报销行为。

2.弱管控:超出预算的报销单虽然能够提交,但是系统会通过高亮显示或是消息提醒的方式告知审批人该报销单超出预算,审批人可以根据实际情况自行裁量,最后决定是否同意或是驳回。

一种典型场景是:企业对于级别较低的员工进行强管控,实现财务的严格管控;另一方面对于中高级的主管和经理等进行弱管控,预算情况由人工进行评定,赋予他们更大的自主权。目前一般的云报销系统都同时提供了两种预算管控方式,企业可以根据自己的实际需求进行安排。

(四)数据统计

传统的报销方式下,报销数据需要逐条手动记录,不便于财务统计报销明细,出错率高。且报销费用无法同步体现在企业的实时账目明细中,不便于企业进行财务统计管理和预算决策。

一般来说,系统支持按照消费类型、部门、项目、人员等查看报销费用构成。管理员可以选定统计周期,对一定时间内的报销费用构成进行分析。分析结果以线图或饼状图的形式呈现,便于管理者更好地了解公司整体的报销数据。关于这部分的考察主要是统计的数据类型是否全面。 

>>   收费

目前市面上各家云报销系统主流的收费方式是按人头进行收费,并且一般会对满足一定人数的企业进行优惠。另外很多服务商都会提供免费版本给企业试用,想要了解更多详情的话可以查阅以下相关阅读,或者咨询各服务商的官方客服。

 

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