报销

编者按:费用报销管理系统实现了移动报销、审批和实时财务统计等便捷服务,解决了传统报销流程存在的问题。那么喜报销、易快报、简单报销、云快报、费控宝分别怎么样、哪个更好呢?

传统的报销方式的流程依赖线下进行,报销周期长且记账易出错、费用统计不便。近年来随着各类云服务的兴起,云报销系统基在云服务流行的当下迅速发展起来,面向中小企业提供规范化、流程化和移动化的报销解决方案。这些云端系统提供了移动报销、审批和实时财务统计等便捷服务,为企业解决了传统报销流程上存在的各类难题。今天Chiefmore小编就挑选了五家市面上主流的云报销系统,拿它们作为案例进行细致评测。

>>  云报销系统挑选指标

经过Chiefmore的详细试用和分析,我们认为对云报销系统的评测可从易用性和规范和管理两个方面展开:其中易用性着重于效率的提升,规范管理是从管理规范化的角度出发考虑。在此基础上我们选取了以下几个维度作为评测云报销系统的核心指标,企业可以结合文章分析和自己的实际需求对每一项指标进行综合考虑: 

云报销系统核心指标

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云报销平台哪个好

>>   易用性

对比传统的报销方式,云报销系统最大的优势在于对报销流程的简化,进而提升了报销效率。具体到云报销系统的易用性,我们将从移动化和自动化两个方面对各服务商的产品进行评测。

(一)移动化

一方面员工可以在云报销系统的移动端提交报销申请,无需手工填单;另一方面管理人员能够实现移动办公,在员工提交申请后,管理者会收到在线提醒,并在移动端进行相应审批处理。同时员工也可以在线跟踪报销进度,随时对被驳回的报销申请进行修改,显著提高报销效率。

移动化能力主要由三个因素决定:是否提供App,能不能接入微信或者钉钉等办公应用。

移动化

 可以看出,这五家都提供了相应的App供用户使用,但是提供微信和钉钉接入的并不多。就具体的服务商来说,仅有易快报一家同时提供了三种移动端处理方式;而简单报销和费控宝只提供了App这一种移动端处理方式。

(二)自动化

经过审慎分析,Chiefmore认为云报销系统的自动化主要体现在以下三个方面:

1.自动流转:指报销单依据系统内设置好的流程进行自动流转。企业可以根据自身需要设置相应的审批流程,目前云报销系统的审批流程主要可以分为两种:弹性与固定审批流。 

自动化

2.发票扫码识别:部分云报销系统在App端提供发票扫码功能,可以让使用者直接通过手机自动提取发票信息,然后上传到云端系统进行备份。这个功能不仅方便了员工的报销,也显著简化了票据的整理和备份工作。

3.第三方消费平台接入:能够方便员工在消费的同时一键导入消费记录直接作为报销数据,既免去后续繁琐的报销工作,又实现员工消费透明化;另一方面员工可以通过第三方消费平台的企业账户支付订单,员工不再需要提前垫付。(注:下表中第三方消费平台数据统计自各系统的App端已对接的平台,收录时间2016年12月2日) 

第三方平台接入

从上表可以看出,易快报在自动化处理的能力上相当完善;简单报销的功能覆盖也比较广,但是没有提供纸质发票的扫码识别,电子发票的识别范围也比较小(目前仅适用于百旺的发票);另外的三家则各有缺失,企业用户可以根据需要具体查看。

>>   规范管理

(三)费用管控

在云报销系统内,企业既可以针对不同的部门、项目设定预算(比如设置一年内营销部门的预算为xx万元),也可以对具体的员工设置单人预算(主要针对单次差旅或餐饮的消费额度限制);当报销单的数额超过预算时,系统会提供了两种预算管控的方式:

1.弱管控:超出预算的报销单虽然能够提交,但是系统会通过高亮显示或是消息提醒的方式告知审批人该报销单超出预算,审批人可以根据实际情况自行裁量,最后决定是否同意或是驳回。

2.强管控:申请人在填写报销单时,如果报销费用超过企业预设的额度,则报销单无法提交,从源头上防止超额报销行为。

一种典型场景是:企业对于级别较低的员工进行强管控,实现财务的严格管控;另一方面对于中高级的主管和经理等进行弱管控,预算情况由人工进行评定。目前一般的云报销系统都同时提供了两种预算管控方式,企业可以根据自己的实际需求进行安排。

费用管控

从上表可以看出,除了费控宝提供了全面的费用管控功能之外,其他四家在功能上各有缺失;尤其是云快报,并没有提供关于部门和项目的预算控制。

(四)数据统计

传统的报销方式下,报销数据需要逐条手动记录,记录报销相对滞后且自动化程度低,不便于财务对报销明细进行及时统计。手动统计计算的方式对人员的依赖性更高且易出错。报销费用无法同步体现在企业的实时账目明细中,不便于企业进行财务统计管理和预算决策。

大多数的费用报销系统能够支持按照消费类型、部门、项目、人员等查看报销费用构成。管理员可以选定统计周期,对一定时间内的报销费用构成进行分析。分析结果以线图或饼状图的形式呈现,便于管理者更好地了解公司整体的报销数据。 

喜报、易快报和费控宝都提供了完善的数据统计功能;云快报不支持定位到具体人员的报销情况;而简单报销则只支持查看各种类型的消费数据以及各部门的报销情况。

>>   收费

免费服务:除了简单报销,另外四家都提供了免费版本可供使用;但要注意这些免费产品会有相应的人数限制或者是功能限制。

免费服务

付费服务:云快报目前只有免费版本,不提供收费服务;另外的四家按照使用人数进行收费。

收费情况

>>  小结

喜报:各项核心指标发挥稳定,虽然在一些小的功能上有所缺失(比如发票的扫码识别和预算的设置细节等),但总的来说功能比较全面;在价格方面其收费相对市场平均水平偏低,并且对于10人以内的小微型企业免费开放。

易快报:功能完善,易快报能够支持纸质发票扫码识别的报销系统,能够显著提高报销效率。易快报为企业提供了免费版产品,所有基础功能均免费开放,主要在报销管理方面功能有所限制。

简单报销:基本功能完善;但是没有提供微信和钉钉的接入,在统计分析上只支持查看各种类型的消费数据以及各部门的报销情况。

云快报:所有系统功能完全免费,能够满足中小企业报销管理需求。云快报的问题在于对于报销流程的支持和预算管控功能欠缺,不适合组织结构复杂的企业使用。

费用报销系统主要通过报销化、审批流程化财务统计同步化等方式针对性解决了传统报销方式下报销流程复杂、周期长、统计滞后的问题。本文也结合以上云报销系统的特点为您综合对比了主流的费用报销平台喜报销、易快报、简单报销、云快报和费控宝,并结合各平台的的费用报销功能详情对各家特点进行了以上总结,当然喜报销、易快报、简单报销、云快报和费控宝哪个好并没有绝对的答案,企业可以根据具体的规模和需求场景针对性选择。

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