企业在日常工作中会产生许多文件,这些文件大都需要保存起来以备日后查阅。企业如果将文件存储在硬盘等固态存储设备中,不仅难以将文件分类归档,也难以与其它团队共享,于是许多大型企业选择搭建企业网盘,将文件存储在云端。但企业独立搭建维护一个企业网盘的人力成本过高,因此许多中小型公司选择购买第三方企业网盘服务,从而实现文件归档存储、文档管理、协同办公等功能。

 

 >>  核心指标

 

>>  文件管理

文件管理功能是企业网盘的核心功能,通过文件管理功能,用户可以对文件进行上传、搜索、预览、编辑等操作。

1、上传:一般来说,企业在选购网盘时主要关注网盘对上传文件大小的限制和上传效率两个指标。部分企业网盘通过大文件秒传和断点续传功能提高文件的上传效率。大文件秒传是指企业网盘的服务器对用户上传的文件进行标识,并根据标识来识别新上传的文件是否已经由其它用户上传至云服务器,对于被识别的已上传的文件用户无需重新上传,同时服务器会将该文件的链接发送给用户,从而减少不必要的传输和带宽占用。

2、搜索:企业在考察网盘的搜索功能时,主要关注网盘能否提供多样化的搜索方式。大多数网盘都支持通过文件或者文件夹的名字搜索文件,还有一部分网盘则可以通过文件内容、创始时间、创始人等多样化的方式搜索需要的文件。

3、预览:预览是指用户不需要下载文件至本地,可以直接在网盘中查看文件。企业需要关注网盘能否预览自己经常用到的文件格式。基础的预览功能可以查看包括office、PDF、JPG在内的常见格式的文件,但也有一部分网盘支持查看包括PSD、HTML、dwg在内的更多格式的文件。

4、编辑:通过文件编辑功能,企业可以对文件进行新建、复制、移动、删除、重命名等操作。网盘提供的编辑功能的多少是衡量其编辑能力的重要指标。

>>  协同办公

完善的协同办公功能可以减少企业内部的沟通成本、提高工作效率。在协同办公上,小编主要选择了三点作为评测标准:

(一)权限管理

权限管理是指用户可以赋予公司内不同的成员以不同的操作权限,从而让合适的人操作合适的的文件。管理员可以根据文件或文件夹进行权限设置,也可以根据员工或部门设置权限。具体的权限可以分为预览、修改、下载、上传、外链、超级管理员等。

(二)外部协作

不同团队乃至于不同公司之间中经常会出现在合作过程中需要参考对方的文件的情况。外部协作功能一方面可以提高团队合作时的沟通效率,另一方面也避免了内部文件泄露。外部协作包括了云附件和外链两大功能。云附件是指企业可以直接将网盘云端的文件作为邮件附件发送,无需下载。外链是指企业可以为网盘中的文件创建外部链接,外部用户可以通过这个链接登陆网盘,进行相应操作。外链分为预览外链、上传外链、下载外链等多种形式,用户通过不同的外链进入网盘后享有相应的操作权限。

(三)内部集成

在中大型企业中,一个管理员往往需要管理数百上千个账户,数据、后台、设置等信息的收集配置都很麻烦。此时企业可以通过接入API接口、认证系统对接等方式进行内部集成,从而批量管理用户、数据等信息。内部集成主要服务对象为中大型企业,小型企业基本没有内部集成的需求。

1、开放API接口:API接口是一种应用程序之间的接口,可以用来管理应用程序之间的沟通。企业可以通过API将网盘接入其他软件,企业员工在使用其它软件时,可以直接通过API接口直接调用网盘中的数据。

2、认证系统对接:中大型企业网络中计算机和用户都较多,管理困难。企业可以通过接入认证系统,对用户进行集中管理。企业网盘与认证系统对接后,用户无需新建网盘账户,可直接用内部系统账户登陆网盘。系统管理员也可以通过内部系统集中管理网盘登录名及密码等信息。

>>  安全性

企业网盘中存储了企业的许多重要文件数据,一旦泄露,会造成严重后果。企业网盘一般采用存储加密、传输加密、限制危险访问三种方式保障文件的安全性。

1、存储加密:网盘存储方式采用AES256加密,存储安全性高。

2、传输加密:网盘传输方式采用https协议,AES256传输加密,可以有效防止数据在传输过程中被他人窃取。

3、限制危险访问:企业可以设置禁止有威胁的设备登陆,可以具体到禁止某个具体的设备,也可以设置禁止某种设备类型访问。

>>  费用

目前大多数企业网盘采用套餐的形式收费,不同价格的套餐之间主要的区别在于使用人数、存储容量的多少。一般情况下,一名用户使用一年的费用为数百元。如果官方提供的套餐无法满足企业需求的话,企业也可以直接致电官方,定制自己想要的网盘服务。

以上就是Chiefmore小编精心为您准备的企业网盘选购攻略,希望能为您助上一臂之力!

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