企业内部的OA协作系统由来已久,它们可以帮助企业实现流程审批、即时沟通、文档管理、内部论坛、任务管理等等功能。随着企业级SaaS服务的发展,现在即使是对于只有十几位员工的小微企业来说,用上成熟的OA办公系统也不再是难事(在过去需要线下部署的时代,这无异于是天方夜谭)。除此之外,这些新型系统在易用性、界面美观度上也有明显进步。

行政工作是OA系统最典型的应用场景之一。今天企业服务汇就从公文管理、考勤管理出发,结合其他几项具体的行政事务,为您详细介绍主流的OA系统都是如何针对行政工作场景给出具体解决方案的。

➤  OA解决方案内容

(一)公文管理

合同管理在公司行政工作中相对复杂,一份合同可能需要多层审核。同时,与客户签订的大量合同也需要归档和整理。在OA系统任务流的帮助下,企业行政管理人员可以创建好合同审核的流程,并将相关的审核人和提交人都接入该审批流中,以此实现流畅的公文流转。

另外,OA办公系统还会提供不限容量的文件库,企业可以将合同的电子版分类存放在文件库中,用以实现合同的保存和整理。同时该文件库同时也可作为一个企业云盘,使用者无论在哪里都可以通过手机、电脑等多终端查看和下载合同等资料。

(二)考勤管理

员工的外出请假通常需要申请和批准。在OA系统上,这个过程可以更加便捷有效地实现。根据具体的人员结构,企业管理者可以在系统中设置不同的审批流程,一般有弹性/固定两种审批流类型:

1.弹性审批流:由员工自己来制定审批人,再由每位审批人自己来指定下一级审批人。这种审批流能够对审批流程不固定的项目提供灵活的解决方案,但是不够规范;

2.固定审批流:指由企业管理者在系统后台设置固定好的审批流程。一般来说固定审批流可以按照部门、成员职位等等标签设置多个不同的审批规则与流程,方便企业进行规范化的审批管理。

当成员需要请假时,只要在系统上填写假期类型(事假/病假等)、请假时长以及请假原因,这份申请就会自动按照设定好的规则流转到相应审批人手中。而后者即使不在电脑前,也可以通过手机即时收到请假申请,查看请假明细,及时批准他们的申请。同时每一份申请和处理结果在系统中都有记录,方便行政部门备案和查证。

(三)其他行政事务

OA系统还能帮助公司行政部门更加好地实现:办公用品采购、团队活动组织、公司快递、外卖等大大小小的行政事务。其核心就是将公司内部的成员整合到统一的系统之中,再利用通知、投票、交流等等互动功能去实现每一项具体事务。在具体的实施中,市面上的各款OA产品各不相同,在此不加赘述。

 

➤  有哪些主流的OA系统

我们在综合考查了国内OA市场内各款产品的核心功能、收费、用户量、客户服务等指标后,为您挑选出了以下10款适合中小企业使用的主流OA办公系统,并对它们分组做了横向对比评测。它们分别为:Teambition、Worktile、iQuicker、Tower、Trello、明道、泛微eteams、今目标、日事清、企业微信。

想要了解详细的评测内容,可见:《国内主流OA办公系统综合专业评测》

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