编者按：相关阅读：对于准备使用视频会议工具的企业来说，视频会议如何操作是一个比较重要的问题。很多人都使用过个人级的视频会议工具，但是却不了解专业性更强的商业视频会议如何操作。今天企业服务汇就详细介绍一下视频会议如何操作，以及在使用中应当注意的问题。

几乎所有人都有进行视频通话的经验。但是当大家谈到“视频通话”的时候，想到最多的还是通过QQ、微信等即时通讯IM工具等实现的视频聊天，又或者是Skype等产品提供的专业视讯服务。但无论如何，这些工具和产品都是针对个人用户的，无法满足企业在各类商务场景中的应用（特别是涉及重大商业利益的时候）。目前企业视频会议选择范围广泛——不管是成本上百万元的视频会议硬件部署方案到低成本的云端SaaS产品都有各自的适合场景。今天我们就来聊一聊它们的操作的问题。

 

➤  一般的视频会议操作流程

要解答“视频会议如何操作”这一问题，我们首先要区分不同类型的视频会议系统：专业的硬件型视频会议系统价格昂贵，一般只有大型企事业单位和跨国公司使用。对于这种硬件视频会议系统来说，一般都有一个漫长的部署周期，同时在企业的内部和外部（指服务商）都有专业的技术支持人员对系统进行设备检测和人员培训，因此在本文中我们就不过多介绍此类型视频会议系统的操作方式与流程了。接下来，我们介绍一下目前更为普及的云端视频会议如何操作：

1、使用云视频会议系统不需要企业在线下部署专门的设备，只需要联网的电脑和简单的摄像头、麦克风设备即可。在使用前用户应在电脑上将麦克风与扬声器音频调到最佳。

2、打开浏览器，进入服务商提供的网址，在页面上用账户密码进行登录使用，也可以下载专门的客户端在电脑上安装和使用。

3、目前基本所有的云视频会议系统都有简洁直观的UI界面，用户可以根据系统内的标识与提示来进行建立线上会议室、发布会议通知、发送会议邀请、加入指定会议等操作。

4、会议过程中，可以使用屏幕共享、白板、画笔、文件共享、会议录制等会议辅助功能，用户同样都能在系统内找到简单直观的相关功能按钮来进行操作，基本没有上手难度。

5、点击系统中的“结束会议”选项即可随时关闭视频和语音。

 

➤  使用视频会议时应注意的问题

仅仅了解视频会议如何操作是不够的，对于系统的演练也十分重要：无论您的公司使用的是何种系统，作为会议的主持人都应该提前花时间确保自己熟悉所使用的硬件（比如投影仪）、软件，以及系统内的各个功能选项（尤其是可能遇到的屏幕共享、文件演示等功能）。总的来说，这一排练过程也不会太过耗费时间。

在另一方面，其他参与者的压力可能小于会议主持人的。但是即便如此，远程被邀请者也需要在视频会议即将开始之前提前测试系统的运行情况：1、确保已安装必要的会议软件（有些情况下也可以直接在网页上参加视频会议）；2、下载或禁用相关插件；3、调整合适的音频（或者静音）选项；4、确保语音设备正常工作；5、提前测试可能会用到的聊天功能。

当会议的主持人和其他参会人员都做好必要的熟悉工作后，才能尽量避免会议过程中可能产生的疏漏和意外情况。

 

➤  小结

在本篇文章中，企业服务汇为您详细介绍了视频会议如何操作：对于硬件视频会议系统而言，有专门的技术人员可以帮助企业内的使用者渡过初期的使用难关；而云视频会议系统的操作相当简单，用户只要按照系统内的标识就可以轻松进行操作。此外，在使用视频会议系统时，用户还应当注意提前熟悉系统的功能和操作，这一点不论是对于会议主持人还是其他参会人员来说都是相当必要的。