​编者按:很多企业都不清楚OA系统是什么,有哪些类型,也不知道自己适合哪种OA系统。今天企业服务汇就从OA系统的定义和分类出发,为您详细阐述传统型OA系统软件和SaaS型OA系统的特点和优劣,帮您解答上述问题。

 

➤  什么是OA系统

OA全称为办公自动化(Office Automation),是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。

企业内部的OA办公系统由来已久,一般会包含个人办公、通讯沟通、文件资料管理、公共信息、系统工作流等几大部分。现在市面上大多数OA产品的功能主要集中在行政办公领域、信息共享、行政审批事务,具体会涉及到的功能有:流程审批(比如设置项目流程、请假/报销申请流程)、即时沟通、文档管理、内部论坛、任务管理等。

 

➤  OA系统的分类

(一)传统型OA系统软件

企业的内部OA办公系统由来已久,泛微、用友、致远等大型软件公司是传统OA市场中的佼佼者。

但是传统的协同办公系统也存在不少问题:首先是需要企业用户在线下部署专门的服务器并安装软件,不仅耗时漫长而且费用高昂;而且即便是付出了高昂成本后,企业用户往往还要面对软件粗糙的界面和繁复的功能,臃肿的系统使得用户上手难度较高,而实际上大多数企业并所需的功能远少于系统所提供的。除此之外,线下的OA系统还需要有专人进行维护,维护成本很高。

正因为有这些不足,所以在早期的OA市场上,除了那些对OA协同办公系统有刚需的大中型企业外,鲜有其他企业使用这些系统。

(二)SaaS型OA系统

近几年来兴起的SaaS模式针对传统软件的上述痛点给出了一个解决方案:在SaaS模式下,服务商会统一部署服务器,用户只需要在网站上进行简单注册后就可以立即使用已经部署好的线上系统。这种方式不仅让企业用户省去了单独部署服务器的麻烦(以及高昂的部署开支),还能让用户做到按需购买服务——就好像,在过去你喝水需要挖一口井,而现在换由自来水公司统一供水,按量计费。

由于解决了上述这些痛点,现在即使是对于只有十几位员工的小微企业来说,用上成熟的协同系统也不再是难事,而这在以前无异于是天方夜谭。除此之外,这些新型的系统在易用性、界面美观度上相对传统系统也具有明显优势。

在这些SaaS型OA系统中,又可以分成两个流派:一派是以Trello、Worktile、Teambition这些以看板和业务流为代表的系统;另一派则是Tower、明道这种专注于追踪单一任务进程的系统。

具体来说,看板派主要是以电脑端为主要适用场景,因为需要整个业务流在大屏幕上的到完全展示。当使用者完成了一个阶段的任务之后就可以拖动到下一个阶段去,比较符合用户的正常思维和使用习惯。但看版派的主要的弊端是迁移到手机端会有明显的水土不服,这几个主流的看板派OA系统服务商也在努力针对移动端使用进行优化,目前来看在移动端Trello的优化要稍稍领先其他几家。

而对单一任务做追踪的做法,明显会更适合手机端的操作,一个阶段完成后,只需要改变任务状态即可,但这样做也有一个先天的劣势,就是很难对项目整体做有效的把控,经常会被湮没在单个任务的细枝末节中。

在上面谈到的两种SaaS型OA系统中,具体选用哪种类型需要企业综合自己内部的团队架构、常见任务类型和成员使用习惯等等要素来确定。

 

➤  有哪些主流的OA系统

我们在综合考查了国内OA市场内各款产品的核心功能、收费、用户量、客户服务等指标后,为您挑选出了以下7款适合中小企业使用的主流OA办公系统,并对它们分组做了横向对比评测。它们分别为:Teambition、Worktile、iQuicker、Tower、明道、泛微eteams、今目标。

想要了解详细的评测内容,可见:《国内主流OA办公系统综合专业评测》

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