会议是企业进行集体决策和重要事项部署时必不可少的手段。但是举行一个会议涉及到参会者是否有时间、办公室是否有空余等诸多问题。传统的会议管理手段一般是通过邮件沟通开会的时间地点,这种方法在小规模公司往往可以见效。但是在中大型公司,由于开会人员和会议室数量都很多,邮件沟通的方式无法有效管理会议室和参会者。因此,在中大型公司,往往会出现会议室无人使用而有会议需求的人没有会议室使用,或者参会者同时面对多个会议分身乏术的情况。鉴于此,会议管理系统开始出现。

企业可以通过新型会议管理系统查询会议室和参会者是否已经有会议安排,从而充分利用空闲会议室,同时也避免了会议室和参会者会议时间冲突的情况发生。企业发布会议后,会议管理系统会自动给参会者发送会议提醒。在开会过程中,会议管理系统还可提供会议资料的观看和下载、投票、会议记录等服务。

接下来,Chiefmore就为大家介绍一下主流会议室管理系统之一——英思杰。如果大家对本文中的任何指标有疑问可以参考《会议室管理系统挑选指南》

>>  核心指标

>>  会议室预订

会议室预订功能是会议室管理系统最基础的功能。通过会议管理系统预订会议室时,会议主办方不仅需要关注会议室是否空闲,还需要关注会议室内的设备是否可以满足会议需求。会议室设备分为固定设备和移动设备两类,对于移动设备,会议主办方需要向公司提出申请,临时借用。

英思杰提供了比较完备的会议室状态和设备查询功能。首先用户可以直接查询设备编号、设备名称、用途、品牌、购买日期、使用年限、当前状态、维护单位及人员等硬件信息,除此之外,用户还可提交后勤服务需求及用文字描述特殊需求。

>>  会议通知

会议通知是指会议管理系统主要通过会前提醒和会议室展示屏通知参会人员会议将要举办的时间、地点等信息。

在会议通知方面,英思杰最大的不足之处在于其不提供会议室显示屏功能。用户只能通过APP查询会议室位置及开会时间等信息,不能通过显示屏确定会议信息。

>>  会议协助

会议协助主要是指在开会过程中,会议室管理系统可以对会议的进行起到一些帮助作用,提高会议主办方开会的效率、降低开会成本。资料共享功能是指会议主办方在会议开始之前可以将会议需要的资料上传至会议管理系统,开会时参会者可以通过移动端APP登陆会议管理系统观看和下载会议资料,甚至可以给资料上做一些批注和书签。资料共享功能可以提高会议效率、减少影印成本。投票功能是指当企业进行重要事项决策时,可以通过会议管理系统进行不记名投票,提高了投票效率。

在会议协助方面,英思杰同样功能相对中规中矩,但其会议资料共享功能是亮点。英思杰对会议的相关文档进行统一管理,系统自动生成会前、会中、会后文档三大目录,并可对文档的查阅权限进行设置,文档属性分为是否共享(不共享的文档除本人外不能查阅)、是否锁定(锁定的文档不能删除),这样就能够永久保留会议相关纪要,形成会议知识库。

>>  费用

会议管理系统的费用主要包括软件和硬件两方面的费用。软件是指会议管理系统本身的费用,这一部分费用是必需的,其价格相差较大,有一部分系统需要数万元才可以购买,也有一部分系统是免费使用的,不需要支付费用;硬件的费用则是指会议室显示屏的费用,一般情况下一块显示屏为数千元,但这一部分费用是可以选择的,主要看公司是否有购买显示屏的意愿,按自己需求选择。

由于目前英思杰并不提供硬件服务,英思杰主要的费用是其软件的费用。尽管如此,不同的软件版本仍然会有不同的报价,具体的报价可以直接联系英思杰市场部门获得。

>>  小结

英思杰的优点在于其会议室预订功能,无论是固定设备查询还是移动设备查询功能都比较强大,还可以通过自定义语句提交自身需求;但是不提供会议室显示屏功能是一个很大的缺点。

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