会议是企业进行集体决策和重要事项部署时必不可少的手段。但是举行一个会议涉及到参会者是否有时间、办公室是否有空余等诸多问题。传统的会议管理手段一般是通过邮件沟通开会的时间地点,这种方法在小规模公司往往可以见效。但是在中大型公司,由于开会人员和会议室数量都很多,邮件沟通的方式无法有效管理会议室和参会者。因此,在中大型公司,往往会出现会议室无人使用而有会议需求的人没有会议室使用,或者参会者同时面对多个会议分身乏术的情况。鉴于此,会议管理系统开始出现。

企业可以通过新型会议管理系统查询会议室和参会者是否已经有会议安排,从而充分利用空闲会议室,同时也避免了会议室和参会者会议时间冲突的情况发生。企业发布会议后,会议管理系统会自动给参会者发送会议提醒。在开会过程中,会议管理系统还可提供会议资料的观看和下载、投票、会议记录等服务。

 

>>  核心指标

 

>>  会议室预订

会议室预订功能是会议室管理系统最基础的功能。通过会议管理系统预订会议室时,会议主办方不仅需要关注会议室是否空闲,还需要关注会议室内的设备是否可以满足会议需求。会议室设备分为固定设备和移动设备两类,对于移动设备,会议主办方需要向公司提出申请,临时借用。

 

>>  会议通知

会议通知是指会议管理系统主要通过会前提醒和会议室展示屏通知参会人员会议将要举办的时间、地点等信息。会前提醒是指在会议主办方邀请参会者之后,会议管理系统会自动将会议的时间地点信息以电话短信等方式发送至参会者。而会议室显示屏是指会议室管理系统公司提供的电子屏,实质上是一个一体机,一般镶嵌在会议室门口,会显示该会议室是否正在使用、是否有预约会议等信息从而更好地方便参会者寻找到会议室。

 

>>  会议协助

会议协助主要是指在开会过程中,会议室管理系统可以对会议的进行起到一些帮助作用,提高会议主办方开会的效率、降低开会成本。资料共享功能是指会议主办方在会议开始之前可以将会议需要的资料上传至会议管理系统,开会时参会者可以通过移动端APP登陆会议管理系统观看和下载会议资料,甚至可以给资料上做一些批注和书签。资料共享功能可以提高会议效率、减少影印成本。投票功能是指当企业进行重要事项决策时,可以通过会议管理系统进行不记名投票,提高了投票效率。

 

>>  费用

会议管理系统的费用主要包括软件和硬件两方面的费用。软件是指会议管理系统本身的费用,这一部分费用是必需的,其价格相差较大,有一部分系统需要数万元才可以购买,也有一部分系统是免费使用的,不需要支付费用;硬件的费用则是指会议室显示屏的费用,显示屏根据尺寸和功能会有不同的价格,一般情况下一块显示屏为数千元,但这一部分费用是可以选择的,主要看公司是否有购买显示屏的意愿,按自己需求选择。

由于会议室管理系统会根据软件和硬件的不同配置给出的报价也会有千差万别,用户应该根据自身需求定制适合自己的会议室管理系统,毕竟不同配置的产品的价格差别是很大的。

以上就是Chiefmore为您整理的会议管理系统挑选指南。

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