编者按:在进行网络会议系统选购时,很多企业都会优先考察各个会议系统的功能,那么核心的会议系统的功能有哪些,它们又分别是在哪些方面上帮助企业开展在线会议呢?今天企业服务汇就跟您详细地聊一聊网络视频会议系统的功能。

会议系统核心功能有哪些

目前市面上有许多网络会议平台,那么网络会议平台的核心功能有哪些呢?不难理解,网络会议系统中所需的功能和特性自然是取决于企业记性呢演示的目的。公司例会、研讨会、培训讲座等等都会带来不同的要求。不过对于大多数网络会议使用来说,都有一些共同的要求,因为企业越来越多地将这个强大的在线工具用于新的应用程序。在这篇文章中,企业服务汇将为您介绍9个网络会议核心功能,帮助您更好的进行企业网络会议产品上的选购决策。

重点会议系统功能说明

 

(一)可控文档共享

可控文档共享是网络会议的基础功能,该功能可以让参会人员在系统使用界面的共享文件夹内下载相关的会议资料与文件文件,比如议程,演示文稿等,而无需通过传统的电子邮件、微信、QQ等方式发送。对于这些共享的文件,管理者也能够设置不同的权限(比如将文档标记为专用),以便只有选定的人员才能访问这些文件。

(二)多功能桌面共享

这项会议系统的功能是企业在进行网络视频会议时使用得最频繁的功能之一:共享桌面和程序可以让演示者的桌面同步展示到其他参会者的屏幕上。在共享桌面或特定应用程序时,有三个因素非常重要:1、图像传输速度要快;2、应该能安全通过大多数设备的防火墙验证;3、使用时不应该占用太多的CPU(否则画面会产生明显卡顿)4、不应占用太多带宽(否则会产生延迟或者丢包)。

(三)幻灯片放映

尽管您可以使用大多数系统中提供的应用程序或桌面共享功能,但最好使用网络会议平台的幻灯片放映功能来显示PowerPoint演示文稿。这背后有三个原因:1、观看者可能与展示者的屏幕分辨率不同;2、通过桌面共享可能无法正确显示快速动画;3、当运行PowerPoint演示文稿时,它将覆盖整个屏幕,无法让展示者看到参与者的消息和问题。

目前许多网络视频会议系统在幻灯片动画支持方面做得都有所不足,不过一般都能支持展示者现场注释自己的幻灯片,这项会议系统的功能可以在分享过程中起到关键作用。

(四)音视频录制

记录和归档演示文稿的能力至关重要,不仅能够让企业随时查找、复盘过去的会议过程,也能让错过会议的内部成员迅速掌握会议情况。不过许多在线视频会议系统生成的都是低质量的视频,要么就是特别巨大的视频文件。一个良好的解决方案需要确保录制功能提供质量和文件大小之间的折衷,这样既能确保体验,也能保障使用的便捷性。

另一个影响视频访问方便性的重要的因素是文件格式:以Flash格式存档的优点是,无需任何软件安装即可从电脑浏览器上访问它们。除了传统的录制方法,有些视频意义系统还提供了“重播回放”技术,不会产生任何大型的电影文件。会议室“记住”演示的每一个步骤(包括音频和视频),并且在重放的时候自动在交互式环境中生成事件的发生方式。也就是说在重播时间内,观众可以访问共享文件并进行互动,如同在现场直播一样。

(五)详细报告

网络视频会议平台的后台管理也非常重要。当会议结束时,系统应当为企业提供出席人员、归档视图、输入消息等详细报告。企业的管理员能够以Excel格式导出报告或使用API接口来自动下载并与企业CRM系统相连接。

(六)系统定制

在系统定制方面,企业服务汇的建议是企业应当寻求一个可以轻松整合到自己网站,同时在外观(比如UI)以及某些功能方面支持快捷定制的系统。整合到网站可以让企业的参会者在自己网站的特殊区域(比如设置一个会员区)直接访问会议室。这样可以使得企业更容易进行参会人员管理,同时也可以为客户提供更好的体验。

(七)语音集成

目前市面上的网络视频会议系统都开始大范围地开始使用VoIP(语音IP)技术,系统中普遍具有完全集成的语音系统。在这种系统下,企业的与会者可以通过通过电脑或者手机等设备就能够参加音视频会议。不过单纯的通过VoIP技术难以保障高质量的语音(尤其是当网络环境较差时),因此有的在线会议系统也支持连接外部电话线,为用户提供了更多的灵活性。

(八)不需要安装软件

严格意义上这不算是一个会议系统的功能,但是它确实能对企业的初次的访问和使用产生重要影响。拥有一个真正不需要任何软件安装的基于浏览器的系统对于很多企业用户来说都是非常重要的。目前许多系统声称是基于网页的,但背后却需要安装一个大型的Activex或者运行在Java上(这在目前大部分的计算机上都不存在),所以实质上这是违背了基于浏览器的原则。另一方面,没有软件安装意味着不需要进行任何软件升级,这使得企业用户无须担心系统的维护问题。

 

➤  小结

在选购网络会议产品时,应当关注以下几个会议系统的功能和能力:文档共享、桌面共享、幻灯片放映、音视频录制、会议报告、系统定制、语音集成,以及系统是否真的无需安装任何形式的软件。这些核心功能和能力可以让企业在实际的会议开展过程和系统维护过程中避免绝大多数的问题。

 

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