企业邮箱是企业进行商务交流的基本途径之一,并且具有诸多私人邮箱不具备的优点。目前市面上的企业邮箱品种丰富,功能咋看上去也都大同小异,那么面对着这些令人眼花缭乱的企业邮箱,用户应该如何做出挑选呢?今天,Chiefmore就为您精心准备了一篇关于企业邮箱的选购指南,希望能对您的决策助上一臂之力。

>> 评测体系

企业邮箱的作用就是帮助用户安全、高效地收发邮件。基于这一核心原则, Chiefmore对比了市面上多家主流的企业邮箱,最后总结了一套包含功能性(收发邮件)、易用性和安全性三个方面在内的评测体系: 

接下来Chiefmore就为您详细分解每一个具体的评测指标。

>>   功能性

邮箱的基本功能就是收发邮件,该部分的评测主要由以下三个部分组成:

第一部分是企业邮箱的主要参数,这些指标评测了邮件最基本的能力。第二部分与邮件发送有关,考察了送达率相关的指标,决定了用户发送邮件的成功率。第三部分是关于反垃圾功能的考察,是影响邮件接收的一项重要功能,良好的反垃圾功能可以很大程度上让用户免受垃圾邮件和病毒邮件的骚扰。 

(一)基础指标

企业邮箱的基础指标包括价格信息、邮箱容量、附件大小以及网盘大小。在收费上,目前市面上主流的企业邮箱均以套餐收费为主,并且套餐等级通常只决定用户数量、邮箱容量、网盘容量等参数,不影响其它功能。另外几项参数指标评测了邮件最基本的能力,并且可由数值大小直观反映。一般来说,企业邮箱在官方页面都会有相关的价格和参数表,用户可以结合自己的实际运营需求有针对性地进行对比考察。

 

(二)送达率

送达率直接决定了企业的重要文件能否安全、及时地到达对方的收信箱之中,是企业邮箱最核心指标之一。送达率除了由内容质量(是否会触发反垃圾机制)、对方的收信设置等因素决定之外,还受以下几个客观指标影响:

独立IP:IP的质量(信誉)能很大程度上影响企业发送邮件被判定为垃圾邮件的概率。目前各企业邮箱提供的都是共享IP,但有些邮箱会针对大客户分配专属的IP地址,防止其IP受别的用户影响。

海外服务器:不少企业(尤其是外贸类的企业)有跨境通信的需求,因此各企业邮箱的海外服务器部署情况也相当重要。一般而言海外服务器有两种部署方式,一种是和第三方合作,其中最著名的就是亚马逊云服务器,基本能实现覆盖全球;另外就是自建境外服务器,相对前一种方式来说来说信息安全性更高。

(三)反垃圾

目前, 各个邮箱平台在反垃圾能力上都没有太大的区别:它们都会为用户提供成熟的垃圾邮件过滤和病毒查杀机制。但是,不同的企业对于反垃圾的要求不同,有些想要尽量避免垃圾邮件骚扰,有些企业则不想错过任何一个商务邮件。对于这些企业来说,邮箱提供的反垃圾模式选择很重要。一般而言主流的模式有以下几种:

宽松(所有的来信均不视为垃圾邮件)、低级(除了黑名单之外都视为正常邮件)、中级(根据系统的反垃圾规则自动进行判断)、高级(仅收取来自于白名单和联系人的邮件)。企业应结合自己的实际需要选择最适合自己的模式。

>>   易用性

企业邮箱的易用性主要考察两点:一个是企业邮箱的移动化能力,换句话来说就是用户能不能够随时随地操作邮箱;另一个就是企业邮箱的自动化能力,可设置一些琐碎的操作由系统自动解决,让用户能够用最少的操作轻松收发日常邮件。

(一)移动化

企业邮箱的移动化能力主要由三个因素决定:1,是否提供了官方的移动端App; 2,能接入哪些办公应用(比如常用的微信、钉钉等);3,是否能开通短信提醒来信,可以让用户在外出时及时知道有来信。

(二)自动化

收信自动化:主要由其收信规则设置决定。具体来说,用户可以根据来信的各项属性(发件人域名、来信大小、时间等)决定这些信件最后归于何处(比如某个文件夹或者直接删除)。设置好收信规则之后,企业的来信就可以做到自动分类和处理。在这一点上主要考察的是可设置的项目数量,一般来说数量越多,用户就能更加精准地设置适合自己的收信规则。

发信自动化:在发信时企业可以使用定时发送功能,到达设定时间信件会自动发送给对方。各个企业邮箱在这项功能上的主要区别在于可设时间精度的不同。

>>   安全性

目前各主流企业邮箱均采用SSL加密传输方式,为企业提供高安全级别的云服务平台。但这只是在第一道入口加以防范,企业的资料和通信安全还需要考察以下几点: 

(一)管理员端

邮件审批:员工所发的邮件在涉及敏感词汇或内容时,邮件会在发送前先转发给监控人,由监控人对邮件进行监控审核。审核通过后收件人才能收到邮件,这样可以有效避免内容不当的信件被投递到客户手上。

邮件备份:管理员可将员工邮箱的全部收信和发信复制到指定管理人邮箱,这样一是备份重要邮件,以防资料误删和丢失等情况;其次也可以让企业管理者监管员工的通信内容,提高公司内部的信息安全。

IP登陆限制:管理员可以设置本公司外的IP无法登录邮箱,避免公司外部人员盗用信箱。

(二)员工端

误删恢复:员工不小心删除邮件后,可以通过该功能找回,但是一般有时间限制。

邮件撤回:员工不小心把公司机密或者不当内容发送给错误收信人后,不仅能靠管理员审批邮件来阻止,也能使用邮件撤回功能。但需要注意的是,邮箱的撤回功能会有一些局限性,并不能撤回所有信件——因为共用服务器等原因,所以各邮箱一般只支持撤回发往同品牌邮箱的信件。

文件加密:给邮箱的重要文件夹或者网盘加锁,提供二次保护。

以上就是Chiefmore为您精心准备的关于企业邮箱的选购指南,希望能对您的决策助上一臂之力!

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