编者按:在互联网化的商业场景中,电子合同由于其高效的签署和管理效率,以及更低的签约和管理成本而受到欢迎。那么电子合同和纸质合同成本分别如何,与纸质合同相比电子合同在成本和效率上的优势如何,企业是否有必要引入电子合同系统呢?企业服务汇将从成本和效率层面对电子合同和纸质合同进行对比。

➤  电子合同与纸质合同:成本对比

▌纸质合同成本

1. 耗材费用:纸质合同的耗材成本按照平均每份合同5页A4纸、一式两份来看,每份合同的耗材费约3元/份;

2. 快递成本:集中办公场景下,不需要快递费用;同城异地或跨域的场景快递费用约为12-25元/份;

3. 仓储及管理成本:合同签署完成之后还会涉及合同的分类存储、查看、合同履约情况监控等,纸质合同的查找和管理困难,需要设置专门的合同管理岗;而且合同文件涉密,也需要单独的空间存放;以二三线城市的工资水平,一个专门的合同管理员也需要3000元/月的薪资,一年费用高达3-4万元。而且纸质合同的特点是合同量越大,查找和管理越困难,管理成本越高。

▌电子合同成本

1. 系统部署费用

根据企业需求的不同,电子合同系统主要有三种部署方式:基于第三方平台签署的公有云方式,这种部署方式没有集成和开发成本,不涉及部署费用;基于企业自有平台或业务系统的集成部署方式,这种部署方式一般通过API/SDK接口的方式集成,很少涉及二次开发,集成费用一般较低,约3000左右;本地化部署,本地部署的方式成本相对较高,需要搭建本地服务器,通常会涉及二次开发等,费用在2万元左右。

2. 合同签署费用

市面上主流的电子合同服务商目前主要提供了两种收费方式:按签名次数按套餐收费或按合同份数按套餐收费,套餐有效期通常为1年。服务商在定价策略上均采取了阶梯定价的方式,单次采购量越大,越便宜。当合同签署量达到1万份/年的时候,合同费用约为2-3元/份。

 

➤  电子合同与纸质合同:效率对比

▌审批效率

纸质合同:合同的拟定到签署通常需要多个部门和层级的签署,传统纸质合同的需要逐级按部门签字审批,需要协调领导时间,其中某一环节的领导出差都会必然造成最终签约时间的拉长,很多合同单方面的审批签署周期就会达到数天的时间。

电子合同:电子合同的签署不受时间和空间的限制,能够通过PC、APP、微信等多种渠道签署,领导随时都可以进行签字审批;而且,电子签名系统能够与企业OA系统集成,实现内部逐级在线审批签署,规范高效。

▌快递效率

纸质合同:空间限制是造成签署效率低的另一重要原因,集中办公或同城异地一般合同收发就需要一天的时间,而跨域的情况可能一般需要2-3天的时间;

电子合同:电子合同的签署不受空间限制,在完成认证的前提下,从合同接收到签署仅需要几分钟的时间。

 

➤  小结

综上,从签约成本看,电子合同的特点是签署量越大越便宜;而纸质合同签署量越大管理成本越高;对于签署量达到几千份的企业来说,使用电子合同每年就可以节约5-10W的成本,签署量越大,选择电子合同的成本越低。从签署效率看,一份纸质合同的签署一般需要3-5天的时间,而电子合同的签署即使包含实名认证审核的时间,一般也不会超过一天。签约不及时的风险在于合作伙伴随时变卦,而且销售人员除了要关注业务或商务层面的细节,还要花费时间和精力去协调和跟进合同签署进度,而电子合同的引入则可以使签约行为和谈判行为同步,减少不必要的风险。

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