编者按:旅游电子合同的应用有哪些?与传统纸质合同相比,旅游电子合同的优点是什么?定制化的旅游电子合同系统与普通的电子合同系统相比解决了哪些痛点问题?我们为您详细介绍了旅游电子合同面向传统旅行社和线上旅行社提供的解决方案。

合同签署属于旅游行业的高频需求,包括面向用户的服务合同以及面向酒店、票务等的合作合同。旅游行业最大的特点在于业务范围涉及的地域范围广,异地分散签约是常态。传统签约模式为线下签署纸质合同,该模式主要有以下三大痛点:周期长、效率低、成本高。因此,旅游行业是较早使用电子合同的行业之一,属于电子合同的典型应用场景之一。旅游电子合同能够实现在线填写、修改、签署、下载、上传备案、统计管理的全部功能。小编将为您详细介绍旅游电子合同是如何针对行业痛点提出解决方案的。

➤  行业痛点

传统纸质合同在旅游行业的应用中主要存在以下痛点问题:1.周期长:线下签署的基本流程为:生成纸质合同→邮寄合同→用户签署→寄回旅行社,整个签署流程周期长;2.效率低:签署方式决定了合同签署的效率低,签署过程的繁琐极易导致用户流失,传统签约模式下,用户更倾向于选择本地的旅行社;此外,大量的纸质合同在管理方面也面临管理效率低的问题;3.成本高:传统的签署方式下,合同成本包括了纸张及打印成本、邮寄产生的快递成本、合同管理的人力成本和空间成本。

鉴于以上问题,电子签约的形式在旅游行业中流行起来,尤其是在线旅行社的快速和规范化发展,使得电子合同的应用成为必然。与单向的用户服务协议相比,通过正规的第三方电子合同平台签署的电子合同具有与纸质合同相当的法律效力。国家旅游局通过统一电子编码的形式,推荐旅游合同的签署电子化过程。已使用电子合同的旅行社可通过与全国监管平台系统对接,统一电子合同编码和二维码,构建全国统一的“旅游电子合同库”。 通过这种方式,各地的电子合同可以在全国通用,互为认可。

不过电子合同尚处于快速发展的阶段,各家主要以标准化产品提供服务,面向具体行业定制的个性化功能较少。因此旅行社在选购旅游电子合同系统时提供方案的商家在选择旅游电子合同时常常会会面临以下痛点。

1.旅游合同多为制式合同,且重复度高,旅行社在发起合同时对模板的依赖性高。但很多电子合同系统不提供模板功能,或模板功能不够灵活,需要下载填写再上传。

2.与其他行业相比,合同附件也是旅游电子合同系统的一大重要功能。商家需要在发起电子合同的同时将行程表一并发送给用户,以确定行程表与合同条款不存在相互抵触的问题。但有些电子合同系统不支持附件添加,或支持添加的附件文件合适受限,难以满足需求。

3.旅游行业的订单多由部门业务员单独完成,但员工签名不具有可信度,因此企业公章的授权使用尤为必要。但很多电子合同系统并不支持公章授权,必须将账户授权给指定代表人,这对于旅游行业来说每次签署都需要上报由特定代表完成,效率低。

4.旅游电子合同多面向C端用户,签署场景多样,移动签署(web/APP/微信等)功能能够提高签署效率。

5.电子合同系统通常作为工具使用,与企业自有的系统相割裂,无论企业管理还是用户使用都需要频繁跳转到第三方平台完成合同签署。

6.电子合同已经历了一定时间的发展,但用户对其认可度仍处于一个较低的水平,提供在线仲裁服务且有成功判例的平台更容易获取用户的信任。

7.旅游行业的合同量巨大,但很多电子合同平台都不支持合同分类管理,合同管理效率低。

 

➤  解决方案

针对以上问题,一些电子合同服务商面向旅游行业企业用户提供了行业解决方案。

1.合同模板编辑:一些服务商提供了标准化的旅游行业合同模板,选择合适的合同模板并填写必要的信息即可发起签署;在此基础上一些电子合同系统支持批量上传模板参数,即对于批量发起签署的情况,发起方可以excel的形式批量上传合同参数信息(包括姓名、时间、价格等),完成上传后即可自动匹配至合同模板的相应位置,无需分别单独填写。

2.合同附件添加:针对旅游电子合同对合同附件的需求,系统开发了附件功能,支持包括jpg、jpeg、png、doc、docx、pdf、excel等多种格式的文件上传。

3.账户权限管理:电子合同企业账户支持设置多级权限,也可以根据部门或用途对公章使用权限进行管理。管理员能够上传并管理多种用途的企业公章,对于旅游业务的合同章,管理员可根据需要授权给二级部门或业务员,方便快速完成签署,保障业务进展的流畅性。

4.移动签署:为方便企业客户多场景签署的需求,很多电子合同平台提供了移动APP应用,微信公众号签署等功能。

5.接口集成部署:接口集成是电子合同系统的重要功能,一方面通过API/SDK接口集成的方式方便地将第三方电子合同系统集成到自有应用中,能够方便用户在同一个应用内完成订单,避免多次跳转;另一方面,将电子合同系统与企业的客户管理系统、数据系统、管理系统等集成,能够避免员工反复切换不同系统操作,同时能够实现数据的同步更新和管理。

6.在线仲裁:电子合同服务商通过与仲裁委合作的方式支持用户在线申请仲裁,并可随时监控案件进展,方便用户快速维权,同时能够降低企业处理用户纠纷的成本。

7.合同分类管理:旅游行业的合同量巨大,系统的新建自定义文件夹功能能够方便企业对合同进行分类,有助于合同的高效管理。

8.旅游合同范本:范本功能主要面向缺乏法务人员来制定规范的合同文本的小微旅行社。

 

➤  小结
旅游电子合同已广泛应用在旅行社(包括在线旅行社)与用户的服务协议或商家的合作协议中,解决了旅游合同签署中常常会面临的异地签署周期长、成本高、签署效率低的问题。旅游电子合同在电子合同的合法性、可靠性和安全性的基础上,开发了更多面向旅游行业的功能,包括旅游合同模板、附件添加功能、公章授权管理功能、批量发起签署功能等,帮助旅游行业企业用户解决合同签署的上述痛点问题。那么,市面上有哪些主流的电子合同服务商提供了旅游电子合同解决方案,各家分别有什么特点、哪家好?在《旅游电子合同主流服务商对比评测:法大大、契约锁、上上签、领签、文签》中我们为您对比评测了几家旅游行业的电子合同服务商。

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