编者按：大型的集团企业用户是否有必要引入电子合同系统，在选择电子合同系统时需要关注哪些核心功能和服务？下面，我们将为您详细介绍集团企业用户采用电子合同的必要性及相应的解决方案。

对外的合同签署和对内的业务审批是集团企业应用电子签名的主要场景。集团企业庞大的业务量和复杂的组织架构决定了其合同的签署和审批是相互割裂的，繁琐的签约流程和审批环节造成合同签署效率低，签署周期长，甚至会影响业务的进展。对于涉及多地子公司及业务的企业，还会面临异地签署审批的问题，线下面前成本高，效率低。电子签名能够实现在线审批、签署，提高企业运行效率。关于痛点的分析和详细的解决方案见下文。

 

➤  痛点分析

1.效率低：传统的集团企业模式下，签约流程繁琐，审批环节多，需要协调多级或多部门负责人的时间，签署效率低。在涉及异地签署时，线下面签的效率问题更加突出。

2.体验差：大多数企业采用了不同的审批和签署系统，员工需要在多个系统之间切换，流程卡顿。

3.成本高：集团企业的合同量大且类目复杂，法务相当一部分工作量耗在了整理合同方面。纸质合同线下存储和管理成本高，且效率低。

4.工作量重复：无纸化办公已成为一种趋势，大部分企业都或多或少地引入了包括财务管理系统、CRM系统、ERP系统等，但无法实现全程电子化，需要线上线下重复录入审核，造成工作量的浪费。

 

➤  解决方案

电子签名的使用能够解决以上痛点问题：由于电子签名具有和手写签名相当的法律效力，且电子签名系统提供了PC/app/微信/钉钉等多种签署渠道，员工可随时发送审批文件，领导可随时审批并签署，签署效率更高；电签名系统能够同时实现签署和审批的功能，使用流畅；电子签名系统的合同管理功能能够实现合同的自定义分类管理，也可以按部门分类查看，或者按签署时间指定查看特定阶段内的合同，管理员也可以按关键字、签署时间等模糊查找相应的合同，合同管理效率高；电子化签署审批可以说是企业无纸化办公的最后一环，通过与企业其他管理系统的集成实现信息的同步。在此基础上，电子签名服务商针对集团企业场景提供了如下核心功能和服务。

1.部署方式：集团企业通常会有自己成熟的管理系统，通常要求电子合同平台能够实现本地部署或系统集成部署，从而与集团已有的系统对接。

2.企业账户权限管理：企业可搭建与公司架构相一致的组织架构，并分配具体的账户操作权限。

3.签署审批流设置：集团企业的合同签署可能涉及财务、法务、老板等多个部门或级别，完善的签署审批流设置打通签署和审批的闭环，提供签署审批效率。

4.公章授权管理：集团企业账户通常涉及多种用途的公章，对人事章、财务章、合同章的分别授权能够提高签署审批的效率。

5.组合签署验证方式：集团企业使用电子合同的场合有所不同，包括对内的审批和对外的合同签署等，合同的重要性和级别会有所不同，灵活的签署验证方式能够兼顾效率和安全。

6.保全公证：完成合同签署之后，可申请一键保全，对某些标的额较大的合同进行保全，以保障合同效力。

7.电子签名险：用于出现合同失效或数据丢失/泄露的情况下进行赔付。

 

➤  小结

集团场景下电子合同的应用的范围较广，包括对内的财务合同、人事合同等，以及对外的业务合同、合作合同等，因此电子合同系统正逐渐成为集团企业管理系统中重要的一部分。可靠电子签名系统的集成能够简化签署审批流程，提高工作效率，避免出现因为签名跑断腿的问题。那么，市面上有哪些提供可靠电子签名的服务商，以及各家分别有什么优劣势，是否适合集团企业用户，哪家更靠谱呢？更多关于电子合同服务商核心功能的对比评测见：《国内主流电子合同服务平台综合对比》。